Workflow & Process

Panduan lengkap tentang lifecycle KPI di Perfomaks, dari assignment hingga approval. Pelajari best practices untuk review process dan tips untuk mengoptimalkan workflow KPI di perusahaan Anda.

KPI Lifecycle Overview

KPI di Perfomaks mengikuti lifecycle yang jelas dari creation hingga completion. Memahami lifecycle ini membantu semua role (Admin, Manager, Employee) untuk bekerja lebih efektif.

Status KPI

Setiap KPI memiliki status yang menunjukkan posisinya dalam lifecycle:

1. Draft

Deskripsi: KPI baru dibuat tapi belum di-assign.

Aksi yang bisa dilakukan:

• Edit KPI details
• Assign ke target
• Delete KPI

2. Assigned

Deskripsi: KPI sudah di-assign ke target tapi belum aktif.

Aksi yang bisa dilakukan:

• Target bisa melihat KPI
• Belum bisa melakukan check-in
• Admin/Manager bisa edit atau cancel assignment

3. Active

Deskripsi: KPI sedang berjalan, target bisa melakukan check-in.

Aksi yang bisa dilakukan:

• Target melakukan check-in berkala
• Manager/Admin bisa review check-in
• Bisa edit target atau periode (dengan approval)

4. Submitted

Deskripsi: Target sudah submit KPI untuk review final.

Aksi yang bisa dilakukan:

• Manager/Admin review submission
• Target bisa melihat status review
• Bisa withdraw submission (jika belum di-review)

5. Under Review

Deskripsi: KPI sedang di-review oleh Manager atau Admin.

Aksi yang bisa dilakukan:

• Manager/Admin melakukan evaluasi
• Target menunggu hasil review
• Bisa request clarification jika diperlukan

6. Approved

Deskripsi: KPI disetujui dan selesai.

Aksi yang bisa dilakukan:

• Target melihat hasil evaluasi
• Data digunakan untuk reporting
• KPI masuk ke history

7. Rejected

Deskripsi: KPI ditolak, perlu revisi.

Aksi yang bisa dilakukan:

• Target melihat feedback rejection
• Bisa resubmit setelah revisi
• Manager/Admin bisa memberikan guidance

Best Practices untuk Review Process

1. Review Tepat Waktu

1. Set deadline review yang jelas (misalnya 3-5 hari setelah submission)
2. Review check-in secara berkala, jangan menunggu menumpuk
3. Gunakan reminder atau notification untuk tidak melewatkan deadline
4. Komunikasikan timeline review kepada tim

⚠️ Peringatan: Review yang terlambat dapat mengurangi motivasi tim dan menghambat workflow. Prioritaskan review tepat waktu.

2. Berikan Feedback yang Konstruktif

Feedback yang Baik:

• ✅ Spesifik dan jelas
• ✅ Berdasarkan data dan fakta
• ✅ Fokus pada improvement
• ✅ Memberikan contoh konkret
• ✅ Sertakan actionable recommendations

Feedback yang Buruk:

• ❌ Vague dan tidak jelas ("Perlu improvement")
• ❌ Berdasarkan opini tanpa data
• ❌ Hanya kritik tanpa solusi
• ❌ Tidak memberikan guidance

1. Gunakan format: "Apa yang sudah baik" + "Apa yang perlu diperbaiki" + "Bagaimana cara memperbaikinya"
2. Sertakan data konkret (angka, contoh, bukti)
3. Berikan contoh atau best practices
4. Offer support atau resources jika diperlukan

3. Evaluasi Objektif

1. Gunakan data dan metrik yang sudah disepakati
2. Hindari bias atau subjektivitas
3. Pertimbangkan konteks dan situasi
4. Gunakan standar penilaian yang konsisten
5. Dokumentasikan alasan evaluasi

4. Komunikasi yang Efektif

1. Jelaskan alasan approve atau reject dengan jelas
2. Gunakan bahasa yang profesional namun mendukung
3. Berikan kesempatan untuk diskusi atau clarification
4. Follow up setelah review untuk memastikan understanding

5. Handling Rejection & Revisi

1. Jelaskan alasan rejection dengan detail
2. Berikan guidance spesifik untuk revisi
3. Set deadline yang realistis untuk resubmission
4. Offer support atau resources untuk membantu revisi
5. Follow up untuk memastikan revisi sesuai ekspektasi

Workflow Best Practices per Role

Untuk Admin

1. Setup KPI dengan Benar

1. Gunakan KPI Template Library untuk mempercepat
2. Pastikan KPI sesuai dengan SMART criteria
3. Set target yang realistis berdasarkan data historis
4. Komunikasikan KPI dengan jelas kepada Manager/Employee

2. Monitor Progress Secara Berkala

1. Review dashboard untuk melihat overall progress
2. Identifikasi KPI yang at risk atau overdue
3. Berikan support atau intervention jika diperlukan
4. Gunakan reports untuk analisis tren

3. Review Final dengan Teliti

1. Review semua submission dengan objektif
2. Berikan feedback yang konstruktif
3. Gunakan data untuk evaluasi, bukan opini
4. Dokumentasikan hasil review untuk future reference

Untuk Manager

1. Assign KPI yang Relevan

1. Pastikan KPI align dengan tujuan tim
2. Set target yang challenging tapi achievable
3. Jelaskan konteks dan alasan KPI kepada tim
4. Berikan support dan resources yang diperlukan

2. Review Check-in Secara Aktif

1. Review check-in segera setelah submit
2. Berikan feedback yang timely dan konstruktif
3. Identifikasi masalah atau blockers early
4. Offer guidance atau support untuk improvement

3. Support Tim untuk Success

1. Monitor progress secara berkala
2. Identifikasi team members yang perlu support
3. Facilitate collaboration dan knowledge sharing
4. Celebrate achievements dan milestones

Untuk Employee

1. Lakukan Check-in Secara Konsisten

1. Lakukan check-in sesuai frekuensi yang ditetapkan
2. Update nilai realisasi dengan akurat
3. Sertakan komentar atau context jika diperlukan
4. Upload attachment atau bukti jika ada

2. Submit KPI dengan Lengkap

1. Pastikan semua data sudah lengkap sebelum submit
2. Sertakan bukti atau attachment yang relevan
3. Tambahkan komentar untuk menjelaskan context
4. Review submission sebelum final submit

3. Gunakan Feedback untuk Improvement

1. Baca feedback dengan teliti
2. Implement feedback untuk improvement
3. Ask clarification jika ada yang tidak jelas
4. Gunakan feedback untuk KPI periode berikutnya

Tips untuk Mengoptimalkan Workflow

1. Set Clear Expectations

1. Jelaskan KPI dengan jelas sejak awal
2. Set deadline dan timeline yang jelas
3. Komunikasikan proses review dan approval
4. Berikan contoh atau template jika diperlukan

2. Gunakan Automation

1. Set reminder untuk check-in deadline
2. Gunakan notification untuk pending reviews
3. Automate report generation
4. Set up alerts untuk at-risk KPIs

3. Regular Communication

1. Lakukan regular check-in meeting (bukan hanya di platform)
2. Diskusikan progress dan blockers
3. Share best practices antar tim
4. Celebrate achievements bersama

4. Continuous Improvement

1. Review workflow secara berkala
2. Collect feedback dari semua role
3. Identify bottlenecks atau inefficiencies
4. Implement improvements berdasarkan feedback

Common Workflow Issues & Solutions

Issue 1: Check-in Terlambat

Penyebab:

• Deadline tidak jelas
• Tidak ada reminder
• Karyawan lupa

Solusi:

• Set deadline yang jelas dan komunikasikan
• Gunakan reminder atau notification
• Set up automatic reminders di Perfomaks
• Follow up dengan karyawan yang sering terlambat

Issue 2: Review Terlambat

Penyebab:

• Manager/Admin terlalu sibuk
• Tidak ada deadline review yang jelas
• Review menumpuk

Solusi:

• Set deadline review yang jelas (misalnya 3-5 hari)
• Prioritaskan review dalam daily schedule
• Review secara berkala, jangan menunggu menumpuk
• Delegate review jika diperlukan

Issue 3: Feedback Tidak Jelas

Penyebab:

• Manager/Admin tidak memberikan feedback detail
• Feedback terlalu generic
• Tidak ada guidance untuk improvement

Solusi:

• Gunakan template feedback yang structured
• Sertakan data dan contoh konkret
• Berikan actionable recommendations
• Follow up untuk memastikan understanding

Issue 4: KPI Tidak Relevan

Penyebab:

• KPI tidak align dengan tujuan bisnis
• KPI tidak sesuai dengan job description
• Target tidak realistis

Solusi:

• Review KPI secara berkala
• Pastikan alignment dengan tujuan bisnis
• Update KPI jika kondisi berubah
• Set target berdasarkan data historis

Related Topics

• KPI Best Practices - Cara membuat KPI yang efektif
• Quick Start Guide - Overview workflow KPI
• Review Employee Check-ins - Panduan review check-in
• Review Employee KPIs - Panduan review KPI final
• Troubleshooting & FAQ - Solusi untuk masalah umum